每天,站著開會

這一篇我們來討論: 每天,站著開會這件事。

如果觀察敏捷管理或者Scrum團隊當中最明顯以及最多人使用的技巧,那一定是每天站著開會這件事。

根據美國Scrum Alliance: The 2015 State of Scrum Report中,第三十二個問題,您的團隊是否每天有執行Scrum會議? 百分之八十一的回答是: 有。見下圖。

Scrum Alliance State of Scrum 2015

Scrum Alliance State of Scrum 2015

來源經Scrum Alliance同意: www.scrumalliance.org © 2015 Scrum Alliance, Inc. All rights reserved. 以及VersionOne 2014 9th Annual State of Agile Survey的調查,高達百分之八十的團隊都有每天站著開會。

 

然而是不是真的就是那麼簡單,只要大家從坐著換成站著,一切問題都會被銀色子彈(silver bullet)來解決呢?或是站著開會只適用在Scrum軟體開發團隊呢?公司企業,其他機構或者團體的管理團隊或其他部門也可以每天站著開會嗎?站著開會的好處到底在那裡?

 

在Scrum的作法中,對於每天站著開會這件事有一個特別的名字叫做每日Scrum匯報(Daily Scrum),是Scrum所要做的事件(Events)之一。其目的在於經由固定的會議來減少其他會議,強化團隊溝通和協同(Collaboration),檢驗(Inspect)團隊的進度,以及將工作流程和項目透明化,同時如果有任何的障礙物,可以即時快速地解決或移除,同時促進快速地做決定,並且所有會議都是限時固定(Time-boxed)的,這是一個用來做檢驗與調適(Inspect and Adapt)的重要關鍵會議。

敏捷與Scrum來自Lean Production (精實生產),精實其中一個很重要的概念就在於減少浪費, 藉著固定與限時的會議來減少流程中的浪費(比如:不必要的會議)。

 

那麼每天站著開會到底要怎麼做呢? 也許我們可以從Scrum 指南(Scrum Guide繁體中文版免費下載http://www.scrumguides.org/download.html)中的Daily Scrum來學到一些要領,Daily Scrum要求:

  • Daily Scrum是一個每天十五分鐘時限,在同一時間與同一地點舉行的會議。
  • 讓開發團隊能夠同步他/她們的開發活動,以及對接下來的24小時定一個計劃。
  • 在會議中,開發團隊成員們輪流回答三個問題[1]以上為舊版的Scrum 指南中的三個問題, 新版的(2013年7月版本)Scrum 指南將這三個問題加以延伸為:
    – 我昨天做了什麼事來幫助開發團隊達到短衝目標?
    – 我今天要做什麼事來幫助開發團隊達到短衝目標?
    – 是否有任何阻礙物在防止我或者開發團隊達到短衝目標?
    不過大家還是習慣用舊版的三個問題。

    • 我昨天完成了什麼?
    • 我今天要做什麼?
    • 有任何障礙物嗎?
  • 開發團隊借由每日Daily Scrum來檢驗達到短衝(Sprint)目標的進度,以及能否完成短衝待辦(Sprint Backlog)的工作進度。
  • 開發團隊或者成員們通常會在Daily Scrum後馬上討論細節或調整短衝的其餘工作。
  • Scrum隊長(Scrum Master)確認Daily Scrum每天在同一時間同一地點舉行,同時保持在15 分鐘內。

聽起來不難,那到底應該如何站著開會?以及站著開會的好處在哪呢?

 

什麼時間:

每天的什麼時間來站著開會呢?這是由每個團隊自己決定, 一旦大家同意固定下來,就不要變動了,沒有人規定站著開會一定要是一大早的第一件事,尤其如果你的團隊不在同一時區,試著去替其他人著想。以筆者為例子,我有一個團隊是美東早上八點半,因為一些開發隊員在英國。另一個團隊是美東下午兩點,因為有人在加州。這個世界是平的,大家時間不同,只要目標一致,對要做的事情有同樣熱情,大家意見一致而且感到被尊重就行了。記得是每天,不要跳過,十五分鐘而己,您可以做到的。

什麼地點:

那麼應該在哪裡開呢? 任何Open Space都可以,跟什麼時間一樣,一旦團隊大家同意,就不要變動了。建議地點不要吵雜,應該有大的白板,椅子就不需要了,請移開。更重要的是要大家看著那個板子。 如果您們是跑Scrum的團隊,那就是Scrum板。如果您們是用看板(Kanban),那就大家看著看板。如果你有遠程隊友,別忘了打開視訊,say hello,分享桌面,線上管理工具在這種環境會有所幫助。如果大家在同一地方(co-located),一開始在牆上畫三個欄位(待辦To do,正在辦Doing,和完成Done),將要做的事寫在3M的Post-it上就行了,好用,簡單,又便宜。

討論什麼:

Scrum的團隊就輪流回答以上的三個問題,其他公司團隊如果要實行每日站立開會,當然也可以用同樣三個問題,如果是主管團隊站立會議,就將“我”改成“我們部門”。

誰應該參加:

做事的人都要參加,都要回答那三個問題。其他人也歡迎旁聽,但不能發言。

好處在哪? 好處太多了:

  • 開會時間縮短了。
  • 大家更有效率每個人都必須要準備並且回答那三個問題。
  • 加強團隊的向心力,大家有共同的目標,而不再只是一群人在一起工作而已。
  • 更重要的是每個人的工作內容變得更透明化了。那個人在做那件事,清清楚楚,明明白白。
  • 聽說站著放鬆筋骨一下比一直坐著對身體好
  • 其它好處就請大家自己來發掘了。

 

每天站著開會都是用來執行檢驗(Inspect)與調適(Adapt)的機會,經由不斷地改善(Kaizen),來提高團隊的產能,進而達成企業組織的目標。

每天15分鐘的會議居然可以提供這麼多的好處,很驚人不是嗎? 然而背後必須要有強大的團隊紀律,以及稱職的Scrum隊長來支持著,並非大家從坐著變成站著就可以了。

 

公司的主管團隊站立會議上,筆者的作法與Daily Scrum類似:

一樣是十五分鐘,但是每週一次。各個部門主管參加(筆者目前工作的地方總共有12人)。三個問題稍微改了一下,分別是:

  • 我們的部門上個星期幫助公司完成什麼?
  • 我們的部門這個星期要幫助公司完成什麼?
  • 有任何需要其他部門幫助協調或者移除障礙物的嗎?

一開始絕對超過十五分鐘,甚至半個小時。這當然是很痛苦的事。第一次我們先傳小豬撲滿,第二次開始使用看板,第三次再用計時器,經過五次以上,大家都有準備,由於人數比標準團隊(7加減2)多,我們都可以控制在十五分鐘左右。十二個主管,十五分鐘左右,大家都可以很清楚每個部門在做的事,真的是很有效率,不是嗎?時間到,大家出現,十五分鐘之後,需要協調的部門留下來,高產出的團隊就是這樣。

另外以下為筆者本人的一些小技巧,希望能有所幫助:

  1. 準備一個小豬撲滿,誰的手上握著小豬撲滿,誰才能講話,在時間內講完再傳給下一個人。小豬撲滿的好處在於只有小豬傳到你的手上時,你才能講話, 其他人不能講話,避免站立會議變成討論會。如果你有問題,大家講完後,你再問。至於撲滿的作用,如果有人遲到了,請自己放零錢進去吧。至於為什麼是豬,下次再聊豬跟雞的創業故事。
  2. 計時器(Timer),十五分鐘的站立會議, 假設團隊總共有七個人,每個人大概可以有兩分鐘。計時器有一些免費的Apps下載, 兩分鐘到它會發出聲音,提醒該換下一個人了。不要怕不好意思,如果有人講不相干的事,或者講太久,而浪費大家的時間,Scrum隊長應該要糾正這件事,以避免不必要的浪費。
  3. 將每天要回答的三個問題寫在大張紙上,每個人都可以看見。另外加上停車場(Parking lot)的概念,當有需要討論的事情或者有人在問問題時,寫在停車場上(白板,不是真的外面停車場哦),等下需要參與的人再討論。記著看著板子講,這樣大家都很清楚工作項目的進度。要開始做那一個項目,把它從待辦(To do)移到正在做(Doing)。什麼做好了,就把它移到完成(Done)那一欄。也不用事後再來更新。一眼看去,一清二楚。
  4. 邀請跟本次短衝有關事項的人來旁觀,讓他們看到目前進度,有參與感,如此可以達到敏捷宣言原則第四條:公司人員和開發團隊在專案期間每天一起工作。

 

如果站著開會就真的只是從坐著換成站著,將椅子收起來大家圍成一圈,那麼效果就不會那麼好, 甚至收到反效果。因為大家不想站太久,也沒有照著以上的要領,結果可能是急急忙忙開完,什麼也沒有結果或者誰該做什麼也沒有後續執行的動作。

 

如同任何的改變,剛開始會有點不適應,當你習慣了站著開會,下次看到別人坐著開會,你也許會覺得奇怪,而不由自主的站起來。 畢竟站著開會的好處太多的,不是嗎?

別忘了林氏法則 (Lin Law):改變不會隔天就發生,但是如果今天沒有開始,隔天它就不會改變。Change won’t happen overnight, but if it doesn’t start today, then it won’t happen tomorrow.

什麼都不改,什麼都不變。Change nothing and nothing changes!

把這個文章給團隊看,等下就開始試一試,it’s going to be great.

 

在Washington DC地鐵,站太久,車子來了,下班去,下次再聊。09/29/2015

Andrew Lin, PMP / PMI-ACP / CSM / CSPO / CSP

andrewlin@01uni.com

 

原文刊登於2016年2月專案經理雜誌,請在下面留言,有問有答,謝謝大家。

注解   [ + ]

1. 以上為舊版的Scrum 指南中的三個問題, 新版的(2013年7月版本)Scrum 指南將這三個問題加以延伸為:
– 我昨天做了什麼事來幫助開發團隊達到短衝目標?
– 我今天要做什麼事來幫助開發團隊達到短衝目標?
– 是否有任何阻礙物在防止我或者開發團隊達到短衝目標?
不過大家還是習慣用舊版的三個問題。

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